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    • Excel十大格式原则,学完即告别新手期,不知道这些永远不专业 图文

      今天这期就正式的跟大家分享Excel的具体知识了,主要内容是分享下Excel的最佳格式,通俗来说,就是什么样的字体是最合适的字体、什么样的行高是最完美的行高、什么样的字号是最佳的字号,说到这里,肯定会有一大部分人发出反对的声音,Excel最重要的是内容,而不是什么格式,把精力浪费在调整格式上,那是不是有点喧宾夺主、买椟还珠的感觉。

      如果有以上的这些想法,那就大错特错了,就更有必要看这边文章了。试想,我们做的Excel表格是要给别人看,表达自己的思想的,如果格式很乱,读者怎么能够读下去,领会更深层次的思想,加之Excel的数据是很严谨的、很枯燥的,如果没有友好的格式,势必会给人反感的感觉,更别说挖掘深层次的思想了。其实,有些人做出来的表格一看就知道是新手做的,原因何在,就在格式的呈现上。

      1、最佳行高是18

      小学的时候,老师就教育我们在本子上写字要留“天”、留“地,其实行高的设置也是同样的道理,Excel默认行高为13.5,写入文字以后基本就撑满了单元格,上下没有间距,整体呈现出拥挤的感觉,给人以压迫感,以下两个图的对比,大家自行感受下。

      2、最佳字体是微软雅黑,数字是Arial

      微软雅黑是美国微软公司设计的一款全面支持ClearType技术的字体。一方面,它是windows系统自带的一种字体,使用性非常广泛,避免在不同的电脑上共享时出现字体不兼容的问题,另一方面,它是迄今为止个人电脑上可以显示的最清晰的中文字体,宽扁的字面、很小的字符间距、偏大的黑度,显示美观。

      Arial是一套随同多套微软应用软件所分发的无衬线体TrueType字型。使用Arial的数字显得比较瘦长,在阅读舒适度上有非常棒的体现。

      3、最佳字号是10或者11

      字号10和11是最佳的字体呈现方式,字体呈现出比较精致、圆润的感觉,大于11的话,字体呈现会有点松垮,没有紧凑的感觉,如果小于10的话,字体呈现会略小,会给阅读者者增加视觉压力,看着费眼睛。

      4、数字用千分撇分开

      数字的呈现,尤其是位数较多(超过4位)的时候,一定要用千分撇分开,数字一目了然,容易理解。

      5、文字靠左对齐,数字靠右对齐

      这个是阅读习惯决定的,因为文字,我们习惯是从左到右的顺序,所以需要左对齐;而数字,我们一般从右开始,个位、十位、百位、千位……的顺序读。有一点要注意,数字靠右对齐,数字对应的标题即使是文字也要同步保持靠右对齐。

      6、表格不要从A1单元格开始

      很多人做表格一般是从A1单元格开始,但是正确的方式是从B2开始,其实也是小学老师教的在本子上写字要“留天留地留左留右”的道理。

      7、字体最佳颜色

      字体的颜色设置很有说法,尤其是数字,数字分为三种颜色。蓝色:手动输入的数字;黑色:含有公式的数字;绿色:参照了其他工作表数字。

      8、单元格背景最佳背景颜色

      单元格的使用什么颜色最合适,这个没有很明确的规范,但是有两个原则,一个是颜色不能过于浓烈,一个是颜色种类不能超过三种,只要遵守这两个原则,配色可自行掌握,不同的配色有不同的风格。

      9、隐藏行或列的最佳方式

      有些时候,辅助行或列不需要呈现给读者,很多人就选中行或列,右键选择隐藏,这样操作的话,会导致读者注意不到有隐藏的数据,复制有时候还会将隐藏的内容复制出来,稍不注意就会造成错误,有一种更好的方式隐藏行或列,使用“创建组”功能,组功能可以让读者轻松的看到数据,根据实际需要随时隐藏或展开,具体操作步骤如下,

      10、工作表的设置

      工作表即sheet,系统默认有3个,sheet1、sheet2、sheet3。注意点有两个:一个是使用的sheet必须命名,另一个未使用的sheet必须删除。这样的设置,是为了让阅读者很轻松的知道整个工作簿包含几部分内容,每部分的具体内容是什么。

      以上,即Excel表格的十大格式原则,这些是笔者之前通过读书总结出来并且亲身验证得出的,各位读者可以稍加记忆,直接使用,一句话,我们是站在巨人的肩膀上的,感谢前人的总结和分享。

      Excel入门,请先从格式入手,先成为一名“格式控”,做一名格式的强迫症患者!

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