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    • 你见过的最糟糕最头疼的Excel表格是怎样的?你自己又中了多少箭 图文

      都知道Excel中的数据有一定的格式,格式不对,轻则不美观,重则出现各种错误。

      工作中,老板给我的Excel表格却常常是这样的:

      它有什么问题呢?

      好可怕,随便标记一下,就出来这么多问题。

      没法子,别人不按章程劳动,后果却是你要承担的。

      于是,你不得不操刀改造它。

      从第一张表格,到这一张表格,整个过程耗时4分钟。

      ① 不知道隐藏了多少行。

      别人看表格时常常这边筛选一下,那边筛选一下,结果就不知道隐藏了多少行。

      解决起来很简单,重新点击一下“自动筛选”按钮;或全选后右键取消隐藏。

      那么多问题,为啥要第一个解决这个问题呢?

      先思考一下吧,看完第二个问题的解决方案,我再告诉你。

      ② 表格粗边框很丑。

      表格边框这么粗,很可能是因为:这张表格最初是从Word中复制过来的。

      按“Ctrl + A”,然后点击一下“全边框”按钮,粗边框立即就变细啦。

      现在再回到前面的问题,如果先修改边框粗细,再取消隐藏,会怎样?

      看到了吗?操作完表格变成了这么丑。边框有粗有细,还得再点击一下“全边框”按钮。

      当然,你还可能会遇到其他的问题。所以,保险起见,先取消隐藏。

      ③ 日期不规范。

      这份表格的日期大概是别人一个数字一个数字敲打进去的吧,所以会出现“2019.2.17”“20190218”这类不规范的日期。

      使用“分列”功能,将格式设置为“日期——YMD”就好啦。

      至于日期中的科学计数格式,加大列宽就好啦。最后在统一设置日期格式。

      ④ 部分数字属于文本型。

      网站导出数据、网站复制数据,以及不小心录入等原因都会造成文本型数字。

      我们可以先选中数据,然后在左侧下拉菜单中选择“转换为数字”。

      当然不是一个一个转换了。你可以先选中第一个文本型数字,然后按Shift键选中所有的数字区域,最后可以一次行更正所有的数字格式错误。

      注意,一定要严格按照这个操作顺序哦。

      ⑤ 有些文本前后有空格。

      错误的原因和解决方法都和“数字文本型”类似,不管多少个单元格有多余的空格,都可以直接批量“清空前后的空字符串”。

      文本型的数字会导致计算错误,文本前后多余的空格也会导致公式失效,例如VLOOKUP函数得到“#N/A”,所以不容忽视。

      ⑥ 数据有重复。

      这一条,没有什么好说的,直接看图就好啦。

      ⑦ 有些公式计算不正确。

      这一条,就要具体问题具体解决了。

      之所以放这样的错误,是因为我不只一次看到有人用“=(C3+D3+E3)/3”这样的公式计算平均值,然后每次不停地修改公式。就本例来说,应该用AVERAGE函数。

      没有捷径,多熟悉熟悉Excel函数吧。

      ⑧ 有多余的空行。

      多余的空行会导致表格断层,这样就会导致“筛选不全”、“公式双击填充不了”等许多问题,所以强烈建议清除掉空行,不同类型的表格建议放在不同的工作表中。

      清除的方法之前已经介绍过了,请参考《WPS Excel:删除空白行有4种方法,看看你的表格适合用哪种》。

      最后

      不规范的数据都清除好了,再用之前的Excel模板美化一下格式吧。

      美化的确很花时间的,但如果你有漂亮的Excel模板,也就套用下模板或格式刷一下,一两分钟也可以搞定。


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